Le Bureau du cabinet

Les services administratifs
du cabinet du Maire

Chiffres

  • 201 agents

Dépenses

  • 1,82 million d’euros en fonctionnement
  • 0,01 million d’euros en investissement
  • Assurer les fonctions supports pour le cabinet du maire, le BMO, le bureau du courrier, et la délégation générale à l’outre-mer (la logistique, l’intranet, l’informatique et la téléphonie, la gestion des ressources humaines, l’hygiène et la sécurité, l’élaboration et le suivi budgétaire, ou encore les marchés publics).
  • Orienter et distribuer le courrier adressé au maire et aux différents services de l’Hôtel de Ville ainsi que des bâtiments à proximité.
  • Préparer des réponses aux courriers et courriels des particuliers.
  • Publier le BMO (Bulletin municipal officiel).

Faits marquants

 La délégation générale à l’Outre-mer (DGOM)

  • Médiation entre les 5 400 agents originaires d’outre-mer travaillant à la Ville de Paris (12,5 % des personnels) et leur direction pour les questions relatives notamment à leur carrière, leur affectation, aux congés bonifiés.
  • Gestion du centre municipal d’accueil et d’information (CMAI) des originaires des DOM-TOM.Développement des relations entre Paris et les collectivités locales d’outre-mer. Deux conventions ont ainsi été signées en 2010, afin de promouvoir les échanges entre la Ville de Paris et les conseils régionaux de Martinique et de Guadeloupe.
  • Valorisation des cultures des régions d’outre-mer auprès du public parisien et soutien aux associations pour l’organisation de festivals, du Carnaval tropical de Paris, des trophées des Arts afro-caribéens (écrivains et artistes), de projections-débats à l’auditorium de l’Hôtel de Ville, des commémorations (abolition de l’esclavage, 8 mai et 11 novembre).

Le bureau du Courrier continue à s’adapter aux évolutions des pratiques et attentes des Parisiens et des agents avec :

  • La distribution de tous les courriers et colis qui arrivent à l’Hôtel de Ville par coursier et qui sont enregistrés par l’agence de gestion de l’Hôtel de Ville.
  • L’acheminement du courrier de la poste du Louvre à l’Hôtel de Ville.
  • Le passage en détection du courrier et le tri des courriers et journaux adressés aux différents services situés dans l’Hôtel de Ville et dans les bâtiments annexes.
  • La lecture, l’orientation, l’enregistrement d’une partie du courrier adressé au maire de Paris.
  • La rédaction des réponses aux courriers des particuliers et le suivi des transmissions de ces courriers aux directions de la Ville.
  • L’administration du logiciel de courrier Scop (avec une nouvelle version en 2010) et la formation des secrétariats des conseillers techniques à ce logiciel.
  • L’élaboration de statistiques annuelles quantitatives et qualitatives sur les courriers reçus au cabinet (nombre, attribution, traitement, répartition par zone géographique, par sujet…).
  • La gestion des bons cadeaux de naissance, de mariage et de Pacs offerts aux agents et la sécurisation des plis contenant les bons cadeaux pour les événements familiaux.
  • La coordination des instructions des demandes de parrainage.
  • Le traitement des dossiers de décorations végétales temporaires en liaison avec la DEVE.

Le Bulletin municipal officiel (BMO)

  • Poursuite de la politique de rationalisation des coûts de réalisation des publications administratives (baisse de l’impression papier du Bulletin au bénéfice de sa diffusion par voie électronique de 10 %).
  • Recettes provenant de la participation financière des administrations et organismes tels que la préfecture de Police de Paris et l’Assistance publique-Hôpitaux de Paris, qui publient leurs propres textes réglementaires (participation financière à hauteur de 100 000 euros venus abonder le budget consacré au BMO).

Et demain ?

  • Établissement de marchés publics pour 
les manifestations 
de la DGOM.
  • Mise en place de la réorganisation du centre municipal d’accueil et d’information (CMAI).
  • Modalités d’attribution des subventions en fonction des nouvelles priorités du CMAI.
  • Célébration de l’année des outre-mer.
  • Confirmer la dématérialisation des procédures de demandes de publications élargie aux services et organismes autres que ceux 
de la Mairie de Paris.
  • Poursuivre la baisse de consommation de papier et de consommables informatiques dans le cadre de la politique 
Plan climat.

 

 

 

 

2010 vu par...

Françoise Chaouat
Chef du bureau du Courrier

Le bureau du Courrier se transforme face au défi que constitue l’augmentation régulière des courriels envoyés au maire de Paris en substitution des courriers traditionnels. Cela nécessite une modernisation profonde dans l’organisation du travail ainsi qu’une adaptation du logiciel utilisé par la DICOM. L’année 2010 a aussi permis la mise en place d’un circuit de distribution sécurisé des chèques-cadeaux remis aux agents lors d’événements familiaux. »